シナジー活動記
大規模なプロジェクトに
取りかかろうとすると
知識や経験がないと
どこから手をつけたらよいか
悩んでしまいます。
最近大きめの
プロジェクトが続いて
少し自分自身でも
振り返りをしています。
大きいプロジェクトは
プレッシャーもありますし
どこから手を付けようか…
と、考えてしまいます。
そういったときは逆に
「1時間で資料をつくる」
という小規模な短時間の
タスクで考えてみます。
1時間という決められた
時間内に目的を達成するには
通常プロジェクトマネジメント
でするように体制の洗い出しや
予算管理、会議などをしている
時間はありません。
その場合は
最低限抑える必要のある
１．課題管理
２．スケジュール管理
３．成果管理
3つに絞られます。
１．課題
何を解決しなければいけないか
２．スケジュール
どんな段取りで解決するか
３．成果
解決した結果何ができるか
この３点を明確にすることによって
プロジェクトの規模にかかわらず
目的達成を目指します。
Contents
プロジェクトとして
何を解決しなければいけないか
課題を洗い出します。
1時間で資料をつくる場合には
①目次が設定できていない
②必要な情報が収集できていない
③最終メッセージが決まっていない
といった課題を
ひとつひとつ洗い出します。
課題を洗い出したら
プロセスを決定します。
①目次が設定できていない
②必要な情報が収集できていない
③最終メッセージが決まっていない
という課題ごとに
解決策となるタスクを選択し
前後関係を考えて
優先順位をつけることで
スケジュールを組み立てます。
課題を解決するために
ひとつひとつタスクを
実行していくと
目次ができあがり
必要な情報が入り各ページの
メッセージが明確になり
資料ができあがります。
このようにできあがった
プロジェクトのアウトプットが
成果となります。
実際のプロジェクトで
「3つのPOINT」で考えるときは
注意しているポイントがあります。
それは、プロジェクトの
目的に紐付く「成果」を
先に設定しておくということ。
最終的になにができあがるのかを
イメージした上で
そこに向かってどんな課題を
どの順番で解決して
いけばよいかを考えます。
大きなプロジェクトは
小さなプロジェクトの集合で
できています。
例えば、1年間かけて
イベント運営のプロジェクトに
取り組むことになったとします。
このような長期にわたる
大規模なプロジェクトは
どこから手をつけたら
いいか悩みます。
しかし、一見大規模に
見えるイベントは
実は
「イベント概要」や
「事業計画書」や
「予算書」などの資料や
「フライヤー」
「ホームページ」などの
個別の成果という
小さなプロジェクトの
集合でしかありません。
例えば「ホームページ」
づくりのプロセスを小さな
プロジェクトとして考えます。
このプロジェクトの成果は
「ホームページ」のリリースです。
そこから
ページ数が決まっていない
目次ができていない
誰にレビューをすれば
いいか明確でない…
といった課題を洗い出します。
次に、課題の解決策から
ページ数を決める
目次を作る
レビューはマネージャーに依頼する
といったタスクを洗い出し
タスクの前後関係を
並びかえてスケジュールを組み
実行します。
これでホームページが
できあがります。
「予算書」や「イベント概要」など
ほかのプロセスでも同じように
成果を設定し
課題を洗い出し
スケジュールを立ててから
タスクを実行すれば
それぞれの小さなプロジェクトの
目的が達成されていきます。
このように、大きなプロジェクトは
小さなプロジェクトが
前後関係で連なって
できあがっています。
つまり、どんな大きな
プロジェクトでも
１．課題管理
２．スケジュール管理
３．成果管理
という最小単位に
砕けば3つのPOINTに
落とすことができます。
プロジェクトマネジメントは
１．課題管理
２．スケジュール管理
３．成果管理
当たり前のことですが
規模が大きくなると
途方にくれるものです。
しっかりと分解して
管理していく粘り強さを
身につけないといけません。
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