【事業支援部】社員の「当たり前」をより良いものに
「事業支援部」では、一般的に言うと 総務や経理の
仕事を主にしています。いわゆる「バックオフィス」
という社内のことを管理する事業部です。
大きく分けると
経理・労務・総務一般事務
の３つに分かれます。
順に説明しますね。
① 経理
会社のお金の管理・記録をとるのが
大まかな仕事内容です。
売上げの請求書の作成や提出、貰った請求書の管理や
支払いはもちろん、お金の動きの記録ももれなくとっていきます。
身近なところで言うと、経費の精算もしています。
例えば、 「遠くに行ったから高速の料金を
立て替えました」という領収書を受け取った場合、
その処理をして、立て替えた従業員への支払いをするというのも仕事ですね。
シナジーでの仕事で特徴的だと感じたのは、
「経理の仕事が一通り経験できる」ところだと
思います。
大きい会社だと、経理と言っても
「仕入れ」「支払い」といった部門に分かれての
業務になることが多いのかなと思います。
でもシナジーでは各事業部の経理をまんべんなく経験できます。
携帯代一つとっても、
ただ単に契約を変えるのではなく、同時に費用を
落とせる部分はないかなど検討したりするんですよ。
様々な内容の改善案を出したりするため、
情報の集め方や勉強の仕方が身についてきているなと
感じますし、あらゆる部門の一通りの流れを経験する
ことによって、広い視野を持てるようになったかなと思います。
② 労務
従業員の勤怠の管理や、給与に関する業務が大まかな仕事内容です。
月末に提出された出勤簿をチェックして
給与の支払いをすることは想像しやすいかなと
思いますが、４月に入社した新入社員の入社の手続きもここで行われています。
給与の計算では、一人ひとりの出勤簿を確認して計算していきます。
地道な作業ですが、間違えると従業員の給与や生活にかかわるため、神経を使う作業ですね。
従業員の健康管理も仕事の１つなので、
健康診断の調整をし、その結果が返ってくれば
結果を入力し気になるところがないか確認します。
それを基に産業医に報告したり適宜受診を
お願いしたりすることもあります。
ストレスチェックも年１回行っています。
また、労働災害に関する業務もあります。
一件ごとに状況が違い色々なパターンに対応しないと
いけないため、その都度マニュアルを作って対応しています。
知識がないと判断が難しい仕事も多いので日々
勉強していますが、社会保険労務士のサポートもあるので安心して業務に取り組めています。
③ 総務一般事務
会社の運営に関わる業務全般が
大まかな仕事内容です。
例えば年に2回ある会社の上半期決算報告会と
経営計画発表会の準備といったイベントごとの
立案・準備から会社のルール作りまで幅広く取り組んでいます。
会社のルール作りとは、例えば、育児や介護による
休暇をとるために必要な、法律に則ったルールを作ることです。
また最近では、職場環境の改善にも
力を入れています。
昨年プライバシーマークを取得したのですが、
そのおかげで適正に個人情報の管理が
できていることが社内だけでなく社外の人がみても分かる形にすることができました。
誰もがきちんと評価されるよう、人事評価制度も改善しています。
このような仕事に取り組んでいるときには、
「この仕事は今だけのためではなく未来のためにもつながっているのだな」と感じることがあります。
今の従業員のために最善の環境を整えたことにより
「シナジーで働いてよかったな」と思ってもらえる
だけでなく、それを知って今後入社したいと
思う人が増え、会社の発展に貢献できているなと思います。
～仕事をしている際に気を付けていること～
どの仕事も正確性が求められるのですが、
営業中に生じた「この書類がすぐほしい」
「このトラブルにすぐ対応してほしい」といった
緊急性のとても高い業務にもすぐ対応していかなければなりません。
誰が対応しても変わらない正確性とスピードで
対応するために、マニュアルを作成したり最低2人は
やり方が分かるよう業務の共有や引継ぎをしたりしています。
入社して「これも私たちの重要な仕事なのか」と
気づいたのは、備品の在庫管理です。
「いつでもそこにあって自由に使うことが出来る」
備品はその裏で適宜注文されることによって保たれています。
その業務をしている人がいるからこそ、いつでも使えるんですよね。
このように社内の方が快適に業務に取り組めるよう
周囲に気を配ることは、目立たないけど大切な仕事だなと思います。
～一日の流れ～
私の一日の流れをご紹介します。
年単位での仕事や月ごとの仕事もありますが、
このような大きな流れを基に1日のスケジュールを組んでいます。
私たちはお客様と直接やり取りをすることが
ありません。そのため、数字でパッと見てわかる結果がでることは少ないです。
しかし、私たちのお客様である従業員が
常に変わらない環境で何事もなく営業できるよう、
「当たり前」を保つことはとてもやりがいのある仕事だと思います。
「いつも最善の状態」を保つために、
今までと違うことをする決断をするのも
とても大切なことです。
最近で言えば、請求書などを紙で保管するのをやめる決断をしました。
最初は逆に手間が増えてしまうのではという懸念も
ありましたが、実際に導入してみると思った以上に
うまくいき快適に業務が回るようになりました。
このように会社のためになる大きな決断についても
任せてもらえているため、
日々勉強し頑張っています！